#UsosLegaltech: IA para localizar información, datos o documentos en el correo electrónico

Descripción del caso de uso

En el ámbito legal, la gestión eficiente de la información es crucial para la exitosa tramitación de cualquier asunto. Los abogados recibimos a diario gran cantidad de correos electrónicos, la mayoría de los cuales, contienen información vital para la tramitación de nuestros asuntos.

A todos nos ha pasado necesitar un documento o información para preparar o trabajar en una partida en concreto, recordar haberlo recibido por email, pero no localizarlo, bien porque el correo desde el que se nos envió no es el que creíamos, o porque pensamos venía en un adjunto, pero se nos facilitaba por un enlace, por ejemplo. Y al aplicar los filtros, conforme a cómo pensamos nos ha entrado, no conseguimos encontrarlo.

Por otro lado, las opciones para acotar las búsquedas en los correos no nos posibilitan marcar o accionar todas las opciones que nos harían falta, y el campo de búsqueda con el texto libre no es tan potente como nos gustaría. Lo que supone que debamos dedicar un buen rato a la búsqueda en cuestión, siendo realmente frustrante, además, cuando resulta infructuosa.

Porque en nuestro día a día, la capacidad de localizar rápidamente datos específicos, documentos adjuntos o conversaciones relevantes puede marcar la diferencia a la hora de gestionar nuestros asuntos de la forma más ágil y eficiente posible.

Problema que tratamos resolver

El problema principal radica en la sobrecarga de información. Con el volumen de correos electrónicos que recibimos a diario, puede resultar abrumador y consumir mucho tiempo buscar información específica cuando la necesitas. Esto puede determinar que no gestionemos nuestro trabajo de forma tan eficiente como nos gustaría, afectando a nuestra productividad. Además, la búsqueda manual de correos electrónicos y documentos puede ser propensa a errores, lo que aumenta el riesgo de pasar por alto información importante.

Por ejemplo, imaginemos que necesitamos encontrar un documento específico enviado por un compañero hace varias semanas. Buscar manualmente entre cientos de correos electrónicos puede ser una tarea realmente tediosa. Del mismo modo, si necesitas recordar detalles de una conversación por correo electrónico con un cliente, puede ser difícil localizar el hilo de los emails relevantes si no contamos con la herramienta de búsqueda adecuada.

Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea

Una vez más, la inteligencia artificial puede servirnos de gran ayuda.

Puede ayudarnos a localizar información, datos o documentos en nuestro correo electrónico de manera rápida y precisa.

La posibilidad de comunicarnos con ella a través de lenguaje natural simplifica de manera asombrosa el proceso, y es lo que supone un auténtico “game changer” en lo que respecta a esta actividad. Quedó atrás organizar por fecha, remitente o destinatario, con adjuntos o sin adjuntos, o indicando apenas una pocas palabras claves.

Ahora es tan sencillo como escribir qué es lo que estamos buscando, quién creemos que nos lo remitió, en qué fecha y en relación con qué asunto, y si no lo encuentra, seguir dándole más detalles, o ir tirando del hilo de lo que nos vaya localizando por si podemos ir añadiendo más pistas para que encuentre lo que precisamos.

Lo realmente extraordinario, es poder ir interactuando con nuestra IA, simplemente hablando con ella, facilitando cada vez más más detalles y datos para ayudarla a localizar lo que necesitamos.

De este modo puede ayudarnos a:

• Buscar Correos Electrónicos Específicos: Si necesitas encontrar un correo electrónico específico, solo tendrás que proporcionarle la información que recuerdes en el cuadro de texto que tenga habilitado al efecto. Facilitando información como por ejemplo el remitente, el contexto del asunto, el tema que se discutió, algún detalle del hilo conductor, y si recuerdas alguna palabra en concreto que se mencionó o cualquier otro dato. Utilizando lo que le hayas trasladado, la IA buscará en tu bandeja de entrada y encontrará el correo electrónico que necesitas en cuestión de segundos. Y sino, podrás seguir dándole las indicaciones necesarias.
• Localizar Archivos Adjuntos: Si estás buscando un documento adjunto, igualmente te ayudará a encontrarlo rápidamente. Para ello podrás indicar alguna palabra relacionada con el contenido del documento, el que recordemos pudiera ser el nombre del archivo o una descripción del contexto en el que se te hizo llegar, el formato en el que venía, y en caso de dudas, incluso indicar que no recuerdas si venía como adjunto o si se compartía a través de un enlace. Cualquier detalle que se te ocurra para ayudar en el proceso de localización.
• Resumir Conversaciones: Otra opción en la que te puede ayudar es a resumir los hilos de una conversación por correo electrónico, que hay veces que se hacen infinitos, y complejos ante la cantidad de respuestas, reenvíos e interacciones. Esta función nos permitirá obtener una visión general rápida de las conversaciones completas sin tener todo el hilo.

Funcionalidades involucradas

De nuevo la Inteligencia Artificial es la que nos ayudará a realizar esta tarea en segundos.

Los asistentes integrados en nuestro correo electrónico serán los encargados de simplificar la tarea de búsqueda hasta el infinito.

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