#UsosLegaltech: IA para consultas legales, y que nos ayude a confirmar los trámites que debo cumplimentar para gestionar el asunto de nuestro cliente

Descripción del caso de uso

Para un abogado, aceptar casos propios de nuestra especialidad, facilita mucho las cosas, y nos permite poder diligenciar el asunto de manera mucho más ágil, eficiente y eficaz. Sabremos de antemano qué trámites deberemos cubrir y/o evacuar, si debemos realizar gestiones concretas ante determinados organismos y/o administraciones, qué información, datos y documentos precisamos y debemos requerir a nuestro cliente, qué impresos o solicitudes deberemos cumplimentar, etc.

Pero no siempre es así, y la realidad es que es habitual que debamos gestionar asuntos sobre materias que no son propias de nuestra área de expertise, lo que supone que no solo debamos investigar y estudiar jurídicamente el asunto, si no, además, tener claro qué debemos hacer, qué tramites debemos completar para satisfacer jurídicamente los intereses de nuestro cliente, y poder prestarle el servicio jurídico que nos haya solicitado.

Comienza un periplo de investigación y estudio, en el que se analiza la normativa que pueda regular la situación de hecho que se nos plantea y leemos artículos y estudios doctrinales o jurisprudencia. Es práctica común también, contactar con algún colega especialista en la materia, pidiéndole ayuda para que nos guíe un poco y nos dé algo de luz sobre cómo comenzar, y qué debemos hacer. Las labores descritas, nos exigen dedicarles de un tiempo considerable, que en muchas ocasiones, además, no es todo el que nos gustaría, ante el volumen de trabajo, vencimientos y plazos que habitualmente tenemos que atender.

Problema que tratamos resolver

Sacar tiempo para hablar con algún compañero que nos dé algunas indicaciones sobre qué debemos hacer para estar menos perdidos y tener claridad sobre por dónde debemos empezar, así como estudiar e investigar tirando de normativa y regulación, manuales y artículos doctrinales, o jurisprudencia, para asegurarnos de qué es lo que debemos hacer y cómo, se convierte en un auténtico reto ante la espiral de trabajo en la que vivimos a diario. Las bases de datos jurídicas nos podrán ayudar bastante en esta tarea.

Pero luego viene la siguiente parte, que es tener la certeza sobre los trámites concretos que debemos cumplimentar, cómo debemos hacerlo y a través de qué escritos o documentos. Si se tratan de tramiten administrativos, qué impresos o solicitudes deberemos rellenar, qué información y datos deberemos incluir, así como qué documentos deberemos recabar. Similar actividad deberemos desplegar si se trata de un procedimiento judicial, de una relación contractual que formalizar o resolver, etc.

Investigar sobre esta parte, también va a exigirnos de gran esfuerzo, y cuando son muchos los asuntos que tenemos sobre la mesa, sacar tiempo para tratarlos todos con el rigor que al que nos debemos, se convierte en misión imposible ante la falta de tiempo.

Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea

La IA nos puede resultar de gran ayuda. Y ahora que tenemos la posibilidad de comunicarnos con ella a través del lenguaje natural, es tan sencillo como preguntar.

Imaginemos que me dedico principalmente a temas laborales, pero un cliente habitual, que está en proceso de venta de su casa, ha encontrado un comprador y quiere que le asesore en la operación y le tramite todo lo que sea necesario para completarla. Y claro, no puedo decirle que no.

Si bien todos tenemos idea grosso modo de qué es lo que se requería, debemos confirmarlo para tener la certeza de que brindamos a nuestro cliente un servicio jurídico excelente.

Por lo que un punto de partida podría ser preguntarle a la Inteligencia Artificial. Tan simple como escribir en el cuadro de diálogo del sistema de IA que habitualmente empleemos

“Quiero vender una vivienda de mi propiedad en la localidad de Málaga, y necesitaría saber qué normativa legal regula esta operación, cuáles son los trámites legales que debo cumplimentar, qué contratos privados y escritura pública debo firmar, así como resto de trámites legales que debo realizar para que se inscriba en el registro de la propiedad, así como los impuestos que debo liquidar y en qué plazos. Indícame, además, en qué organismos y administraciones públicas debo hacer todos los trámites, qué formularios debo cumplimentar y qué documentos debo presentar, por favor. Muchas gracias”

Esto ya nos dará un punto de inicio sobre el que empezar a trabajar.

Es fundamental que nos enlace a las fuertes o referencias en las que se haya basado para ofrecernos su respuesta, como pueda ser normativa estatal, autonómica o local, consultas vinculantes de las administraciones públicas, manuales y artículos doctrinales, jurisprudencia, o cualquier otro recurso en el que se haya nutrido.

Que nos facilite enlaces a las páginas web de los organismos y administraciones referidas en su respuesta, donde se describan y especifiquen los trámites que deberemos llevar a cabo, los impresos o formularios que deberemos cumplimentar y presentar, nos será de inestimable ayuda.

Otro aspecto que también nos será de gran ayuda es que nos refiera, además, noticias recientes e importantes relacionadas con la consulta, y que nos darán un contexto sobre cuestiones que debamos también valorar, como pueda ser una cuestión prejudicial que haya sido planteada ante el TJUE. Esto nos dará visión sobre aspectos relacionados que debiéramos quizás considerar, dado el impacto que pueda tener en la gestión de nuestro asunto.

Formular la pregunta y tener una aproximación a lo que necesitamos saber, tan solo nos habrá requerido de unos escasos minutos.

Funcionalidades involucradas

Nuevamente aquí la IA es la protagonista. El mercado legal tech nos ofrece ya muchas soluciones en este sentido, alguna de ellas, incluso de carácter gratuito.

Fuera de nuestra industria, contamos además con las genéricas que ya todos conocemos y alguna vez hemos usado ya en nuestra vida cotidiana.

Si bien en todas ellas será tan sencillo como lanzar la pregunta, es recomendable que siempre realicemos un ejercicio de revisión de los resultados que nos haya ofrecido, sobre todo si la consulta se ha hecho en un sistema no específicamente desarrollado para el sector legal. Así evitaremos que una posible alucinación nos indique inadecuadamente cómo debamos proceder.

Es de referir que las diseñadas para nuestro gremio, dan respuestas mucho más exactas y veraces, estando incluso programadas para no dar respuesta cuando desconozcan la materia sobre la que estés preguntando, por no tener acceso a los recursos o fuentes necesarios que su respuesta requiere.

Dependiendo del sistema que empleemos, el ejercicio de revisión deberá ser más o menos exhaustivo, pero siempre es recomendable confirmar el resultado. Y aunque esto suponga invertir algo de tiempo, siempre será mucho más ágil que completar íntegramente de la forma convencional todas las tareas descritas.