#UsosLegaltech: IA Generativa para ayudarnos con el trabajo documental (I)

Descripción del caso de uso

El día a día de los abogados transcurre entre documentos: aquellos que nos proporcionan nuestros clientes relativos a sus asuntos, los que nosotros preparamos (contratos, acuerdos, demandas y contestaciones o recursos, etc.), así como escrituras notariales, notificaciones judiciales, informes, comunicaciones, resoluciones administrativas, etc.

Todos ellos deben ser leídos, revisados y analizados cuidadosamente considerando el contexto particular de nuestro cliente y las circunstancias específicas de su caso. Dichos documentos serán fundamentales para gestionar el asunto con rigor y salvaguardar los intereses de nuestro representado.

Esta tarea se realiza de forma manual y requiere una revisión íntegra. Según la necesidad del momento, en algunos casos será suficiente una lectura superficial para localizar rápidamente algún dato o información específica que sea necesario verificar, como la fecha de finalización de un contrato o el petitum de una demanda. En otros casos, será necesario realizar una lectura detallada para identificar aspectos concretos y comprender con mayor precisión cómo afecta el documento a las obligaciones, derechos o intereses de nuestro cliente.

Pero no debemos solo trabajar con la documentación relacionada con nuestros asuntos. Además tenemos que revisar las novedades legislativas, la jurisprudencia reciente, los artículos doctrinales relevantes y las noticias legales de interés, que exigirán también por nuestra parte una dedicación para revisión y análisis específicos.

La incorporación de asistentes de IA a esta tarea supone un salto cualitativo en la forma de abordarla, permitiéndonos trabajar de forma más ágil y eficiente con cualquier tipo de documento.

Si bien en muchos casos, la lectura detenida y comprensiva seguirá siendo esencial, para otras muchas, las horas de lecturas que tradicionalmente nos ha exigido el trabajo documental ahora podrán circunscribirse a escasos segundos.

Problema que tratamos resolver

Con el trabajo documental, algunos de los principales retos a los que nos enfrentamos son:

• Resumir documentos que ya hemos revisado y analizado con anterioridad, para obtener en segundos una síntesis clara y precisa, con la que recordar y facilitar una comprensión rápida de su contenido esencial, y preparar reuniones, correos, comunicaciones o escritos. Un ejemplo podría ser refrescar de forma resumida los principales aspectos de la demanda, contestación a la demanda y escritos de trámites importantes de un expediente, para mantener una reunión con el abogado contrario en el intento de transar el asunto. Esta tarea puede exigirnos un tiempo considerable, sobre todo cuando se trata de documentos extensos, densos y complejos.
• Extraer y revisar argumentos jurídicos o cláusulas, analizando su solidez, coherencia y pertinencia así como la información más relevante, o que tengan mayor impacto en nuestro asunto. De este modo podemos preparar escritos, negociaciones, vistas, reuniones o resolver una duda de nuestro clientes. Caso de uso ilustrativo podría ser extraer las cláusulas relativas al término de un contrato de arrendamiento, de cara a mandar comunicación al arrendatario trasladándole el preaviso.
  • El método tradicional ha sido hacer un lectura en vertical para limpiar el grano de la paja y localizar el aspecto en cuestión que precisamos. Si el documento es breve no nos exigirá de mucho esfuerzo, pero sí será mucho más considerable, cuando se compone de numerosas páginas.
• Identificar vencimientos, términos, señalamiento, así como otras fechas claves que requieran ser controladas o atendidas de forma inmediata. Por mencionar un supuesto frecuente, cuando nos llega un nuevo asunto judicial, con fecha de señalamiento ya notificada, debamos chequear el emplazamiento para el acto de la vista para confirmar qué día se ha señalado.
• Detectar riesgos, incoherencias, contradicciones, aspectos críticos no regulados o regulados de forma abusiva o desproporcionada, que exijan de cautelas o medidas adicionales.
  • Así, si debemos revisar un contrato extenso, con multitud de clausulado que regule situaciones muy parecidas que puedan parecer incompatibles entre ellas, puede llegar a ser muy complejo determinar los presupuestos para cada una de ellas, así como los términos fijados, y mucho más, cuando la redacción es enrevesada.
• Extraer información como datos personales, importes, plazos, términos, condiciones, vencimientos, y cualquier otro dato relevante, de forma estructurada, para incorporarlos a nuestro software de gestión. En este sentido, los datos de un procedimiento judicial de un nuevo asunto que estemos dando de alta: número juzgado, jurisdicción, localidad, número de autos, demandante y su abogado y procurador, etc.
• Búsquedas concretas sobre el contenido del documento, para confirmar algún aspecto o detalle determinado, como confirmar cuál es el interés de demora pactado en un contrato de préstamo para poder informar a nuestro cliente. Normalmente este tipo de consultas concretas exige la lectura íntegra del documento porque con las opciones más tradicionales de búsqueda como pueda ser control F o la habitual lupa, no conseguimos que la búsqueda sea tan ágil como nos gustaría, o el resultado obtenido está descontextualizado.
  • La dedicación intensiva de tiempo a esta labor tradicionalmente ha sido inevitable, pero la IA generativa supone un game changer.

Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea

Los asistentes de IA generativa integrados en tu software de gestión, con acceso directo a los documentos del expediente, posibilitan abordar de forma inteligente y automatizada todos estos retos de forma unitaria:

Resúmenes automáticos:

Los asistentes de IA pueden generar resúmenes de documentos jurídicos (contratos, demandas, sentencias, informes, etc.), adaptando el nivel de detalle y el enfoque a lo que precisemos, y al contexto específico que le demos del cliente y del asunto.

Bastará con indicar al asistente que nos resuma los documentos requeridos (como puedan ser la demanda, las contestación a al demanda y últimos escritos de trámite), y obtendremos en cuestión de segundos, una visión clara de los hechos, fundamentos y peticiones claves, ahorrando horas de lectura y facilitando la toma de decisiones.

Además, el resumen puede personalizarse para distintos destinatarios: desde un cliente que necesita una explicación sencilla de lo fallado en una sentencia, hasta el abogado de la contraparte al que debemos dar un análisis técnico y profundo de nuestra posición de cara a transar un acuerdo.

Extracción de información relevante:

La IA identifica y nos presenta automáticamente los datos más significativos de cada documento: fechas relevantes, importes, plazos, términos contractuales, obligaciones, derechos, argumentos claves, etc.

Será tan sencillo como solicitar a nuestro asistente de IA que en relación con un contrato de arrendamiento extraiga las cláusulas relativas su término, de cara a mandar comunicación al arrendatario trasladándole el preaviso.

Esta capacidad permitirá redactar con agilidad la comunicación en cuestión, además de responder consultas del cliente, resolver dudas internas, preparar reuniones, o verificar que se hayan cumplimiento la totalidad de requisitos legales.

El proceso que antes requería una lectura minuciosa y manual, se automatiza y se vuelve mucho más eficiente, minimizando el riesgo de omitir información crítica.

Revisión de argumentos y cláusulas:

Los asistentes de IA pueden analizar el contenido de los documentos para detectar incoherencias, incongruencias,  contradicciones internas o riesgos como puedan ser vencimientos cercanos en fecha o ya vencidos.

Además, puede identificar cláusulas ambiguas, obligaciones desequilibradas, definiciones variables o fechas contradictorias.

Por ejemplo, frente a un contrato de obra extenso y con un clausulado complejo, si resulta necesario analizar la regulación de las causas de fuerza mayor, así como las condiciones específicas y plazos previstos para cada una, es posible solicitar al asistente de IA la extracción detallada de todas las cláusulas aplicables. El sistema presentará de manera clara y ordenada cada causa, indicando los términos y requisitos establecidos para su aplicación, facilitando así la revisión técnica del contenido contractual.

Este análisis nos ayuda a extraer en escasos segundos información que de forma manual nos hubiera requerido horas de lectura.

Extracción de datos estructurados:

La IA extrae información y la organiza en formatos estructurados (tablas, listas), facilitando su volcado en nuestro aplicativo o software de gestión. Esto resulta especialmente útil cuando son muchos los documentos a procesar y mucha la información que volcar.

Si tenemos el auto de emplazamiento de un asunto en el que nuestro cliente es el demandado, podemos pedir a nuestro asistente que nos extraiga de forma estructurada toda la información que precisemos (como pueda ser número juzgado, jurisdicción, localidad, número de autos, demandante y su abogado y procurador, etc.) para dar de alta el expediente en nuestro software. De este modo solo necesitaremos copiar y pegar, eliminando errores de transcripción y eliminando la parte de localizar la información en el documento en cuestión.

También es muy útil en expedientes voluminosos o en procesos de revisión o auditoría de gran volumen de información y datos, donde es necesario comparar y cruzar información de múltiples documentos. La IA nos permite visualizarla rápidamente.

Respuestas a preguntas concretas sobre el contenido del documento.

En numerosas ocasiones, la información que requerimos extraer de un documento puede obtenerse de manera más eficiente formulando una consulta directa, en lugar de buscarla mediante lecturas verticales o palabras clave. Este principio se aplica no solo a la extracción de datos, sino también a cualquier tarea relacionada con el manejo documental, como resumir, identificar aspectos relevantes, revisar o sintetizar contenidos, determinar obligaciones para las partes involucradas, cotejar información específica, traducir conceptos o realizar aclaraciones.

Basta con solicitar en lenguaje natural la información necesaria proporcionando el contexto adecuado y especificando el objetivo, tipo “dónde se especifica que el cumplimiento del contrato quedará condicionado a que el arrendador comunique de forma fehaciente que la vivienda se ha puesto a disposición del arrendatario, de cara a determinar si ha existido incumplimiento contractual por el arrendatario”. Y el sistema proporcionará la respuesta requerida en cuestión de segundos.

La integración de asistentes de IA en los flujos de trabajo jurídicos permite a los despachos ahorrar tiempo, mejorar la precisión, reducir riesgos y potenciar la colaboración. Al automatizar tareas repetitivas y complejas, los profesionales podemos dedicar nuestra experiencia a la estrategia legal y a la atención personalizada.

Eso sí, debemos ser siempre conscientes de dos aspectos clave:

1. Las respuestas y resultados generadas por IA puede que sean imprecisos, por lo que siempre se recomienda que los verifiquemos.
2. Las herramientas de IA que empleemos deben cumplir los más altos estándares de seguridad, dada la información confidencial y sensible de nuestros clientes que se incluye en los documentos con los que trabajamos.

Tecnologías involucradas

Este tipo de asistentes se basan en modelos de Procesamiento del Lenguaje Natural (NLP) y Lenguaje Generativo, capaces de resumir, analizar, comparar y revisar textos jurídicos con precisión y contexto. Estas tecnologías también permiten extraer información relevante y estructurarla, detectando incongruencias y agilizando nuestra labor.

Si tenemos integrada el asistente de IA en nuestro software de gestión tendremos el soporte que precisamos para trabajar de forma mucho más ágil y eficiente con los documentos guardados en nuestros expedientes, permitiéndonos concentrar nuestros esfuerzos en tareas de mayor valor añadido. Kleos de Wolters Kluwer, acaba de lanzar Kleos Expert AI, que podrá asistirte en todas estas tareas, y muchas más.

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