Fabio López, director de gestión operativa y proyectos en CMS: «Legal project management o legal design están calando en el ámbito legal, pero a dos velocidades»

Tuve la suerte de colaborar en la edición del primer libro de Legal Project Management que se hizo en España, publicado por Editorial Rasche allá por 2012 y escrito por todo un referente en España de esta disciplina, Anna Marra. Quizás por esa deformación profesional, en Derecho Práctico seguimos muy de cerca el trabajo de profesionales como Fabio López, un tipo afable, muy cercano e infatigable conversador, a quien puedes ver en medio de la imagen junto a David Ramírez y Carmen Huerta, que son parte de su equipo de LPM del que es coordinador. Porque Fabio es director de gestión operativa y proyectos en CMS Albiñana & Suárez de Lezo, está certificado en LPM y además es experto en gestión masiva de litigios. Ojo a los datos: CMS se encuentra entre las firmas legales más importantes a nivel internacional, con una presencia en 79 oficinas en 47 países del mundo, con más de 6.300 abogados. En España, CMS Albiñana & Suárez de Lezo cuenta con más de 150 abogados en Madrid y Barcelona. Todo un reto el que tiene Fabio entre sus manos, y nos lo cuenta con todo detalle en esta conversación.

Fabio, está claro que tenéis una potente área de LPM, pero sois rara avis. ¿En qué momento está el tema de la gestión de proyectos en el sector legal? Lo cierto es que no sabemos si realmente ha aterrizado en los despachos como para convertirse en una disciplina imprescindible.

Creo que, dentro del componente novedoso que pudiera tener, lo más importante es que por fin escuchamos más cosas sobre el valor del Legal Project Management. Para nosotros fue un enfoque más proactivo, como parte de ese valor añadido que queríamos dar como respuesta a los problemas que nuestros clientes nos planteaban. Esto lo vinculo mucho al despacho en el que estamos, una firma que tiene un bagaje histórico acompañando y entendiendo el negocio de nuestros clientes, muchos de los cuales son grandes empresas a nivel nacional e internacional. A lo largo de estos años, hemos vivido junto a ellos este periodo de cambio en la economía y cómo ha ido transformándose la función legal.

Por lo tanto, el área que lidero busca ofrecer un servicio cada vez más fiable, más competitivo, que genere confianza en nuestros clientes y que nos ayude a atender sus necesidades. Por eso empezamos con un asunto crítico como la gestión de litigios, que históricamente ha sido uno de los mayores caballos de batalla para las asesorías jurídicas de empresas. En primer lugar, porque los litigios con sus clientes forman parte de la cadena de valor del producto o servicio de una empresa, de la estrategia de negocio. Y también porque el reto, además de jurídico, es principalmente operativo. Cuando se trabaja con un alto volumen de procedimientos y con tantos intervinientes, el control y seguimiento de los asuntos se convierte en un auténtico desafío. La gestión documental, el control de plazos, la facturación, el seguimiento de notificaciones, la agenda de señalamientos… La litigación masiva o recurrente necesita gestionarse de forma diferente, precisamente para asegurar ese control.

Me gusta que hayas citado a Anna Marra, porque con ella y el Instituto Internacional de Legal Project Management llevamos cerca de cinco años trabajando. Todos los profesionales que trabajan en nuestra área están certificados por el IILPM, además por un equipo internacional. Creo que es fundamental, para tener esa visión o esa perspectiva más ventajosa, saber qué se está haciendo en otros países, lo que se mueve en los distintos grupos u operadores que trabajan en el sector legal, y por ello, sí que intentamos ejercer un poco de punta de lanza en este sentido.

Me consta que es una realidad dentro del sector legal si atendemos al crecimiento del número de profesionales que desempeñamos estas funciones, aunque es algo que se lleva haciendo hace relativamente poco tiempo. Al igual que está sucediendo con otras áreas no ligadas al negocio como IT, Talento o Comunicación y Desarrollo de Negocio, también a ésta que nos trae hoy aquí se le reconoce la aportación de valor profesionales no-abogados: legal project managers, paralegales, secretarias, tecnólogos… para las firmas legales y nuestros clientes.

¿Crees que la lluvia de disciplinas como el legal project management o legal design no está calando como merecen?

El paradigma en la relación entre abogado y cliente ha podido cambiar. Pienso en los proyectos en los que estamos trabajando hoy en día y considero que ha mejorado mucho la comunicación. El uso de la tecnología y de nuevas metodologías nos permite tener un conocimiento bastante amplio de los asuntos en los que estamos trabajando, así como desarrollar un sistema sólido y completo de reportes y de planes de comunicación adaptados a cada cliente. A partir de ahí hay una labor de trabajo, de acompañamiento constante, y vamos creando muchas cosas bastante chulas juntos.

Volviendo un poco a tu pregunta, creo que el project management o el legal design están calando en el ámbito legal, pero a dos velocidades. Las asesorías jurídicas de las grandes corporaciones son, hoy en día, unas grandes convencidas de los beneficios de estas nuevas metodologías de trabajo y cada vez más buscan proveedores que hablen ese idioma. No obstante, los Despachos, quizás por la tradición, están siendo un poco más reticentes a estas nuevas estrategias y, sinceramente, sí creo que las están implementando, pero a otro ritmo más cauto. Los Despachos empiezan a entender la necesidad de ser más competitivos, más eficientes y de mejorar la experiencia de nuestros clientes, y disciplinas como el legal project management o el legal design pueden ser la respuesta. Parece que van calando, pero aún queda mucho camino por recorrer.

El uso de la tecnología y de nuevas metodologías nos permite tener un conocimiento bastante amplio de los asuntos en los que estamos trabajando, así como desarrollar un sistema sólido y completo de reportes y de planes de comunicación adaptados a cada cliente.

Fabio, en una entrevista que justamente te hizo Ana Marra, dices, y está escrito, que la gestión de proyectos es muy agradecida y el ambiente es inmejorable. Afirmas que el abogado tiene la percepción del legal project manager como un facilitador; por lo tanto, se han desarrollado estructuras de trabajo colaborativas que dan magníficos resultados. Vale, eso está muy bien, pero seguro que ha habido resistencias. ¿Cómo habéis gestionado esto?

Es muy agradecido gracias a que estamos en el día a día, tanto del equipo como de nuestros clientes, y eso nos permite estar muy al tanto del funcionamiento de la organización, de nuestros proyectos e identificar de manera rápida qué mejoras pueden tener un mayor impacto para que el servicio funcione mejor, para que el equipo esté más implicado. Nosotros no entramos dentro del tradicional sistema piramidal, es una posición más trasversal en la que nuestro objetivo es hacer la vida más fácil a todo el mundo. Para nosotros, la experiencia es extraordinaria.

Esta aventura en CMS Albiñana & Suárez de Lezo empezó hace más de seis años, con dos proyectos piloto para dos clientes históricos de nuestra firma, que decidieron apostar por nosotros y por este nuevo modelo y forma de trabajar. Ahora estamos ya con más de 15 proyectos, el área ha tenido un crecimiento exponencial y coordinamos un equipo multidisciplinar con más de 50 profesionales, por lo que puedo afirmar que los resultados han superado todas nuestras expectativas.

Legal project management o legal design están calando en el ámbito legal, pero a dos velocidades: Las asesorías jurídicas de las grandes corporaciones son unas grandes convencidas de los beneficios de estas metodologías

 

Todo lo que me cuentas no deja de ser una forma de liderazgo, en este caso el vuestro, demostrando que todo lo que proponéis es beneficioso para los profesionales y para la organización. Pero hay otro tipo de liderazgo, el de las altas esferas, que también ha sido importante, supongo.

Me enorgullece pensar que nosotros no hemos empezado ahora con esto, no nos hemos sumado a una moda, sino que es un cambio para el que llevamos preparándonos desde hace muchos años. Realmente fue porque nuestro socio director, César Albiñana, decidió apostar por la innovación, confió en este proyecto y en nosotros, y nos ha brindado su apoyo incondicional desde el primer momento. Tiene un conocimiento profundo del sector legal y creo que es un visionario.

¿Cómo se le vende al socio director de una firma tan top como CMS Albiñana & Suárez de Lezo una estrategia tan disruptiva e innovadora como esta metodología?

Tenemos la suerte de tener un socio director que sabe escuchar, y que se lee cada papel que cae en sus manos. Ha habido mucho trabajo de planificación y hemos hecho un seguimiento exhaustivo de cada proyecto. Los resultados de aplicar esta metodología han sido muy beneficiosos para nuestra eficiencia y desempeño, resultados que nuestro socio director ha sabido reconocer y valorar.

Hemos contado con un magnífico equipo humano, la implicación de nuestro socio responsable, Luis Vidal, y el apoyo de mis dos compañeros en la dirección del área, David Ramírez y Carmen Huerta. Sin su trabajo y dedicación, nada de esto habría sido posible.

Cuando empezamos, creo que fue importante identificar objetivos prioritarios a corto plazo, los llamados quick-wins, y partir de ahí fuimos construyendo. Evidenciar lo antes posible los beneficios de cambiar nuestra manera de hacer las cosas, nos ayuda a ganar credibilidad y facilitar el cambio en nuestras organizaciones.

Los Despachos empiezan a entender la necesidad de ser más competitivos, más eficientes y de mejorar la experiencia de nuestros clientes, y disciplinas como el legal project management o el legal design pueden ser la respuesta.

Me interesa mucho, aparte de que lo confirmes o no, esa proyección hacia el cliente. ¿Cómo interviene el cliente en esta disciplina?

Debemos poner al cliente en el centro y toda la planificación debe girar entorno a las necesidades y requerimientos concretos de cada uno. Las firmas legales hemos tenido que trabajar mucho en nuestra capacidad de adaptación, estamos en un mercado muy competitivo en el que los clientes exigen cada día más.  El Legal Project Management nos permite hacer un acompañamiento personalizado de cada cliente y un conocimiento exhaustivo de toda la información relevante. Creo que este nivel de atención personalizada mejora mucho la experiencia de cliente.

Actualmente, las asesorías jurídicas quieren dejar de ser centros de coste para ser centros de decisión, poner en valor la aportación de la función legal al negocio. Para ello, resulta indispensable alinear objetivos, hablar su mismo idioma y crear sistemas basados en el gobierno del dato. Hemos dado mucha importancia a nuestros informes y reportes, que diseñamos y adaptamos para cada cliente con el objetivo de que sienta que es único para nuestro despacho. Estos entregables recogen toda la información relevante y facilita mucho la gestión con ellos, y nos permite, tanto a nosotros como a ellos, identificar riesgos, oportunidades y puntos de mejora mucho más fácilmente. Al trabajar sobre datos, ayudamos en los procesos de toma de decisión y facilita una comunicación mucho más ágil.

¿Y eso lo perciben los clientes?

En nuestro caso la experiencia está siendo muy positiva, tenemos un excelente índice de fidelización. Pienso en todos los clientes con los que empezamos, y no sólo continúan, sino que han aumentado estas encomiendas de gestión.  Además, hemos sumado nuevos clientes referidos. A nivel general, los datos de las áreas de innovación de los grandes despachos cada vez arrojan mejores resultados.

Mi opinión es que no solo es una cuestión de que los clientes deban percibirlo, sino que más bien podríamos decir que lo demandan. Son ellos mismos los que en sus solicitudes de propuestas para la prestación de servicios nos exigen cada vez más requerimientos, y por eso, apoyarnos en estas metodologías resulta fundamental.

Además, muchos de nuestros clientes están embarcados en proyectos de transformación digital. El Legal Project Management ha resultado ser una disciplina idónea para acompañar a las organizaciones en la gestión del cambio y la implantación de herramientas tecnológicas, para asegurarnos de que estas implantaciones sean exitosas y que los procesos queden bien plasmados.

Actualmente, las asesorías jurídicas quieren dejar de ser centros de coste para ser centros de decisión, poner en valor la aportación de la función legal al negocio.

Porque la implantación de tecnología no siempre es sinónimo de transformación digital…

No sirve de nada invertir en tecnología sino cambiamos nuestra forma de trabajar. Que algo sea transformador significa que cambia fundamentalmente nuestra forma de hacer las cosas, no podemos pretender implantar tecnología sin cierto esfuerzo y una curva de aprendizaje. Creo que muchas organizaciones infravaloran la implicación y esfuerzo que supone un proyecto de transformación digital para que sea exitoso.

Además, estamos en un momento donde tenemos más soluciones tecnológicas que necesidades. Implementar herramientas sin control, solo porque lo he leído aquí o lo hace el despacho de allá, no te va a ayudar a transformar. Todo lo contrario, solo servirá para generar un síndrome del comprador que te haga desconfiar de la tecnología. La transformación digital es un proceso más amplio que requiere conocer tu organización y tus necesidades, desde el desarrollo de soluciones a la implantación de estas, es necesario que toda la organización participe y se capacite adecuadamente, para asegurar un impacto significativo.

Hablemos de innovación. Te propongo dos definiciones, y dime cuál te gusta más, y si no te gusta ninguna, propón otra. Ahí va la primera: “Innovación legal significa hacer algo todos los días que te asusta”. Y aquí tienes la segunda: “Innovar es ver lo que todo el mundo ve, pensar lo que algunos piensan y hacer lo que nadie hace”.

La que yo diría es la siguiente: “La innovación es ese instinto humano natural de, día a día, intentar hacer las cosas mejor». Desde que el mundo es mundo, las personas nos hemos afanado en mejorar, un crecimiento que ha sido exponencial a lo largo de nuestra historia. De hecho, hay innovaciones que son geniales precisamente por lo sencillas que son, como el abrelatas, que fue uno de los inventos punteros del siglo XIX, facilitando un montón la vida a los soldados en batalla. Eso nos demuestra que a veces podemos lograr cambios significativos sin realizar una gran inversión.

El Legal Project Management ha resultado ser una disciplina idónea para acompañar a las organizaciones en la gestión del cambio y la implantación de herramientas tecnológicas.

Sigamos con el juego de las definiciones, en este caso de legal operations. La gran Lola Conde, en el Legal Management Forum de 2021, las definió de esta manera: “Es todo lo no jurídico de lo jurídico que nos conduce a la eficiencia”. Me parece sencillamente genial por su extrema claridad.

Sentí muchísimo la pérdida de Lola, para mí era una maestra y una amiga. Tuve la suerte de trabajar mucho con ella y fue un apoyo fundamental cuando arrancamos con nuestra área de LPM, siempre le estaré agradecido por toda su ayuda y cariño. Era una persona que transmitía pasión y entusiasmo en todo lo que hacía, y nos lo contagiaba a los que estábamos con ella. Además, fue una pionera en todo lo referente a legal operations e innovación en el sector legal. Me quedo con su definición.

Recientemente habéis creado junto a la Facultad de Derecho de la Universidad Pontificia Comillas el Observatorio de Transformación Digital CMS Comillas, cuyo objetivo es ser una referencia europea y global en el análisis legal de los procesos sociales, económicos y jurídicos de digitalización. ¿Qué papel tendrán las metodologías como LPM, legal design u otras en este Observatorio? 

El nuevo observatorio que recientemente han presentado CMS Albiñana & Suárez de Lezo junto con la Facultad de Derecho de la Universidad Pontificial Comillas y Alastria, está llamado a ser una referencia europea y global en el análisis legal de los procesos sociales en los que estamos inmersos, así como los jurídicos de digitalización. Un paradigma que, como hemos visto a lo largo de esta entrevista, nos pone en una posición preferente a las áreas de Legal Project Management para impulsar también este Observatorio de investigación y conocimiento.

Implementar herramientas sin control, solo porque lo he leído aquí o lo hace el despacho de allá, no te va a ayudar a transformar.

Vamos a por la última definición. “La creatividad es la inteligencia divirtiéndose”. Esa frase se ha atribuido a Heidi Lamarr, actriz del Hollywood clásico e ingeniera de telecomunicaciones, precursora de tecnologías como WiFi, el GPS y el Bluetooth.

Debemos ser creativos y, en la medida de lo posible, tenemos que divertirnos. Para mí, es importante ponerle entusiasmo a lo que haces y disfrutar. Creo que a estas alturas ya te he demostrado que soy un convencido de que la innovación nos ayuda a mejorar nuestro día a día, pero va a requerir esfuerzo por nuestra parte. Aprendamos de Lola y afrontemos con entusiasmo este reto de la transformación digita de la mano del legal project management.