Casos de Usos Legaltech: Asistentes de IA para generar varias hojas de encargo de una sola tacada

Descripción del caso de uso

Para comenzar cualquier asunto profesional, es esencial que los abogados articulemos la correspondiente hoja de encargo, especificando cuáles son los servicios que van a ser prestados, así como los honorarios que se van a devengar. Luego habrá que imprimirla en formato PDF, firmarla, guardar cada una en sus expedientes, redactar el email por el que se la haga llegar al cliente, adjuntarla y enviarla.

Normalmente ya tenemos una plantilla predefinida al efecto, y cumplimentarla no suele requerir de mucho tiempo, pero cuando son varias las que hay que preparar, el tiempo dedicado suele ser algo más considerable.

Es una tarea sumamente mecánica, que se limita a copiar y pegar información y datos, para luego completar una y otra vez la misma secuencia de acciones hasta que el documento es enviado.

Problema que tratamos resolver

Al tratarse de una tarea de tan escaso valor, dedicar tiempo a atenderla, cuando otras cuestiones de mayor calado esperan de nuestra atención, se convierte en un auténtico lastre.

Supone un auténtico desgaste, ya que este trabajo repetitivo resta tiempo para estudiar, analizar y definir la estrategia del asunto.

Además, atenderla de manera manual, suele arrastrar errores e incongruencias en detalles como las fechas, la localidad, o datos del cliente, por referir algunos.

Cómo la tecnología puede mejorar eficiencias y agilizar dicha tarea

Los asistentes conversacionales pueden ser de inestimable ayuda en este proceso.

Imaginemos que normalmente atendemos de forma semanal esta tarea, y solemos preparar las hojas de encargo de los asuntos que hayan entrado a lo largo de la semana (imaginemos han sido 20). Si tenemos, además, un Excel de control, donde de forma estructurada se organiza la información de los nuevos asuntos que hayan entrado en el despacho, como nombre y apellidos del cliente, DNI, domicilio, tipo de asunto a tramitar, honorarios acordados, etc., podrá ser subido al asistente, junto con la plantilla de la hoja de encargo.

Y será tan sencillo como indicarle que prepare las hojas de encargo de los 20 asuntos que han sido dados de alta en la última semana. Habrá que indicarle que deberá prepararlas teniendo en cuenta la platilla de hoja de encargo que se le ha pasado, y la tabla Excel con los datos de los campos que debe completar: nombre, apellidos y resto de datos del clientes, el tipo de asunto, y honorarios pactados, que deberá fusionar, de manera que con cada línea de datos del excel, complete una platilla y genere una hoja de encargo profesional en formato PDF.

Tan simple como eso, y en escasos segundo tendrás generadas las 20 hojas de encargo, listas para ser archivadas y firmadas.

Tecnologías involucradas

Los asistentes conversacionales son aquí la herramienta estrella. Cualquiera de los más conocidos que actualmente podemos encontrar en la red, nos serán de inestimable ayuda. Eso sí, asegúrate de que con la versión que usas, no corren peligro los datos personales o información sensible que subas al sistema.

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