Análisis

#UsosLegaltech: Archivo de emails y sus adjuntos en sus expedientes, de forma sugerida o automatizada

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El autor del post Rocío Ramírez Rocío Ramírez
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Descripción del caso de uso

La manera más habitual de recibir información y documentación de los asuntos que tramitamos es a través del correo electrónico. Acusamos correos de los clientes, de los procuradores, de los compañeros que representan a la contraparte, de las administraciones, de organismos e instituciones, de notarías y registros, de proveedores, de compañeros del despacho, etc.

Toda la información y los adjuntos que éstos contienen, de una manera u otra, serán esenciales para poder gestionar correctamente nuestros expedientes, y lo óptimo y eficiente es que cada uno se encuentre archivado en su correspondiente asunto.

Pero cuando a lo largo de la jornada recibimos decenas de correos de este tipo, el proceso de archivar el email o el adjunto, previa localización de la carpeta del ordenador donde debe guardarse, termina relegándose a un segundo plano, ante otras tareas más importantes o acuciantes que requieren de nuestra atención. Y finalmente, terminamos utilizando la bandeja de entrada de nuestro correo electrónico a modo de soporte de almacenaje al que recurrir cuando necesitamos ese documento o ese dato preciso para preparar cualquier aspecto de un asunto, ya sea una reunión, una vista, un contrato o acuerdo, un escrito judicial o un informe, por referir algún ejemplo.

Con esta dinámica no perdemos tiempo en archivar los emails y los adjuntos, pero lo cierto y verdad, es que termina siendo una práctica poco eficiente, ya que localizar ese email que contenía el documento o el dato que necesitamos, se convierte en tarea harto difícil, al no recordarse siempre quién lo remitió, en qué fecha o el nombre del asunto del correo. Usar el correo electrónico a modo de archivo termina convirtiéndose en algo ingobernable, y en la localización del dato que necesitamos habremos perdido mucho más tiempo del que hubiéramos invertido en archivarlo en su expediente en su día.

Problema que tratamos resolver

Está claro que si no gestionamos muchos asuntos, y el volumen de correos que recibimos no es muy elevado, localizar la carpeta donde deba archivarse el email y su adjunto tampoco es que nos vaya a requerir mucho tiempo, pero si el volumen de los asuntos que tramitamos ya es de cierta envergadura, y a su vez tenemos una estructura de carpetas organizada por departamentos, tipología de asuntos, responsables, clientes y expedientes, completar el circuito que nos exige llegar al expediente que necesitamos nos llevará algo de tiempo.  Y eso suponiendo que lo localicemos a la primera…

Proceso que se puede alargar más aún si el documento a archivar o el email en cuestión, exige por nuestra parte que debamos atender una tarea, como pueda ser una reunión, un señalamiento, un vencimiento o una asistencia a la notaría, por ejemplo. En cuyo caso, habrá que añadir, además, la tarea que sea preciso realizar en nuestra agenda.

Cómo la tecnología puede eficientar y agilizar esta tarea

Muchos de los softwares de gestión se integran con Outlook e incluyen funcionalidades que agilizaran la tarea de archivar los emails y sus documentos adjuntos.

Dependiendo de si las funcionalidades que integran son más o menos avanzadas, el propio sistema nos sugerirá el expediente en el que deba ser archivado, por lo que bastará un solo clic para seleccionar el asunto correcto y el documento se guardará al instante, ahorrándonos todo el proceso de ir seleccionado carpetas y subcarpetas para llegar al expediente deseado. Únicamente restará luego generar la tarea en cuestión que el documento exija, como pueda ser preparar la reclamación previa, con un deadline o vencimiento concreto.

Otros sistemas permiten archivarlos directamente en sus expedientes sin necesidad de que deba validarse la acción confirmando dónde deba ser almacenado. Si el sistema cuenta con un RPA integrado que pueda ser parametrizado a medida, el usuario, en atención a la información estructurada que figure en el asunto del email, podrá indicar los patrones y reglas que permitirán completar de forma automatizada esta acción.

Imaginemos que tenemos por cliente a una compañía de servicios multimedia, a la que gestionamos el cobro de deuda de los impagos de cuotas de sus clientes. Y habitualmente nos remite los contratos que servirán de base para la reclamación a través de correo electrónico, respetando siempre la misma estructura en los datos contenidos y su ubicación: en el asunto del email siempre aparece primero la referencia del asunto, luego el cliente y a continuación el tipo de documento que nos hacen llegar. Y si esta estructura se extiende además al texto del email, también podrá ser automatizado el volcado de información y datos que se incluyan en éste.

Abajo podréis ver un ejemplo de email en este sentido:

En esta opción más avanzada, el proceso podrá automatizarse de forma íntegra. Estableciendo ciertas reglas, el sistema sabrá dónde debe archivar los documentos recibidos, atendiendo, por ejemplo, al remitente del email, datos del asunto y restante información. E incluso podrá crear una tarea a atender en un plazo determinado, como pueda ser preparar carta reclamación previa o petición de juicio monitorio, que podrá agendarse en el calendario del despacho, del responsable del expediente o en ambos.

De este modo, si recibimos un volumen considerable de correos del mismo remitente y con la misma estructura, el archivo del propio email, de la información que éste contenga y su adjunto, podrá hacerse de forma completamente automatizada, en bloque y sin intervención manual. Y además, podrá programarse al sistema para que se ejecute de forma autónoma esta tarea en horario que no afecte o interfiera al trabajo del equipo, como pueda ser a la hora del almuerzo o por la noche.

Esta operativa no solo es posible con los emails que recibamos de nuestros clientes, si no también de cualquier otro remitente, como administraciones, notarias, registros, organismos e instituciones u otros proveedores de servicio.

Este es otro ejemplo de cómo, con la ayuda de la tecnología, una tarea que puede requerir de minutos para ser atendida puede ejecutarse de forma mucho más ágil, o incluso sin necesidad de nuestra intervención, permitiéndonos ser más productivos, otorgándonos la posibilidad de dedicar nuestro tiempo a tareas de verdadero valor o de mayor calado.

Funcionalidades involucradas

La integración en nuestro software de gestión de un complemento para Outlook, así como la tecnología RPA y OCR son las encargadas de ayudarnos en este proceso, y las incluyen muchos de los softwares de gestión que encontramos en el mercado.

También es posible encontrar módulos independientes con los que poder automatizar esta tarea.

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