La digitalización en la abogacía: Mejorando la eficiencia y el servicio al cliente

En el actual contexto de transformación digital, la gran mayoría de las empresas están adaptándose a esta nueva realidad. Sin embargo, la abogacía, como una profesión tradicional, ha experimentado ciertas dificultades en su proceso de digitalización. Los despachos de abogados, al ser negocios orientados principalmente a la relación interpersonal, así como la mentalidad clásica de los abogados, han estado menos expuestos al mundo de la tecnología. A excepción del uso de la firma de documentos en línea, bases de datos de clientes y correo electrónico, la transformación digital ha sido lenta en llegar a la profesión legal. No obstante, tras dos años de comunicación remota debido a la pandemia, la transformación digital está ganando terreno en despachos grandes y pequeños, ya que los profesionales del derecho han experimentado los múltiples beneficios que esta conlleva.

¿Por qué es importante digitalizar un despacho de abogados?

La digitalización en los despachos de abogados tiene dos objetivos principales: facilitar el trabajo de los abogados y brindar un mejor servicio a los clientes. En los últimos años, ha surgido un rápido crecimiento en el ámbito de la tecnología legal (LegalTech), desarrollándose software y plataformas específicas para mejorar diversos aspectos de la profesión legal. Es importante diferenciar entre LegalTech y la transformación digital en sí. Esta última puede comenzar con aspectos sencillos, como la automatización de tareas rutinarias y la realización de reuniones remotas con los clientes, sin necesidad de aportar grandes inversiones en tecnología.

Cada despacho de abogados tiene su propia especialidad y clientes específicos, lo que determina qué tipo de transformación digital es más relevante para ellos. Por ejemplo, los despachos de derecho corporativo tendrán requisitos diferentes a los de los bufetes de abogados de derecho de familia. Es fundamental que cada despacho comprenda todas las opciones disponibles y se enfoque en aquellas oportunidades que tengan un mayor impacto positivo en su funcionamiento.

Actualmente, la tecnología de automatización de procesos legales ha avanzado considerablemente, aprovechando enfoques como el aprendizaje automático, la inteligencia artificial y el análisis predictivo. Existen soluciones en el mercado que pueden reducir hasta un 40% o un 60% del tiempo que los abogados jóvenes destinan a tareas como la debida diligencia. Asimismo, las herramientas de análisis de contratos pueden evaluar la complejidad, redacción legal y aplicabilidad de los borradores de contratos, ofreciendo sugerencias para mejoras. La inteligencia artificial puede ayudar a prever los argumentos de los oponentes al procesar datos de casos anteriores.

Esto permite un ahorro de tiempo que puede ser invertido en brindar un mejor servicio al cliente, mejorando así su experiencia. Además, este ahorro de tiempo también puede reflejarse en la factura final para el cliente. El abogado ha trabajado menos horas, pero ha sido más competitivo y efectivo. Por otro lado, estar al tanto de las nuevas tecnologías permitirá al abogado aceptar un mayor número de casos. Gracias al uso de estas tecnologías exponenciales, el abogado puede ofrecer un servicio más rápido, prácticamente inmediato y mucho más cómodo tanto para él como para su cliente.

4 motivos para digitalizar un despacho:

1) Ahorrar tiempo mediante la automatización: Según el Instituto McKinsey Global, el 23% del trabajo realizado por los abogados podría ser automatizado. Desde la presentación de documentos hasta la firma de contratos y la revisión de documentos en busca de errores o discrepancias, existe tecnología diseñada para eliminar estas tareas rutinarias del día a día de un abogado. Por ejemplo, los abogados suelen pasar muchas horas examinando documentos, revisando contratos, buscando discrepancias y analizando evidencias para preparar argumentos, entre otros. Los despachos de abogados pueden implementar tecnología que respalde estos procesos, mejorando los conocimientos y la precisión, liviando así la carga de trabajo tanto de los abogados como del personal junior.

2) Mejorar la seguridad: Esto no solo es un beneficio, sino una necesidad. Según el Informe de la Encuesta sobre Tecnología Legal de la ABA en 2021, el 25% de los despachos de abogados informaron haber sufrido algún tipo de violación de datos en el último año. A medida que los despachos de abogados enfrentan la presión de los clientes para realizar más trabajo en línea, es importante que también inviertan en tecnología de ciberseguridad que garantice el cumplimiento de la privacidad y la seguridad de los datos. Contar con un servicio de protección especial permitirá al abogado tener sus documentos mucho más protegidos. Esto es fundamental si consideramos que la información que manejan es confidencial.

3) Ofrecer una experiencia omnicanal más cercana al cliente: La tecnología puede brindar a los despachos de abogados una ventaja frente a aquellos clientes que han adoptado canales en línea en muchas otras áreas de su vida. Los clientes pueden preferir compartir documentos de forma digital o tener una videoconferencia en lugar de visitar personalmente un despacho de abogados. Es importante que los despachos de abogados comprendan qué elementos brindan el mayor beneficio a sus clientes y se centren en esas áreas de transformación digital en primer lugar. Por ejemplo, los abogados especializados en derecho inmobiliario pueden comenzar digitalizando contratos y adoptando la notarización en línea. Los abogados litigantes pueden utilizar software que permita compartir evidencias de forma remota y llevar a cabo deposiciones en línea. Cada despacho tiene necesidades de clientes únicas y requerirá soluciones digitales específicas para satisfacerlas.

4) Inteligencia para detectar y reducir anomalías: La tecnología puede proporcionar a los abogados conocimientos más allá de lo que pueden obtener de páginas y páginas de documentos. Existen soluciones disponibles que utilizan el procesamiento de lenguaje natural para «leer» documentos, detectando problemas, discrepancias e incluso emociones o falsificaciones. El software puede analizar datos para identificar patrones que puedan revelar información e ideas importantes. El software sofisticado impulsado por inteligencia artificial también puede ayudar a los abogados a construir un caso o reestructurar un contrato de formas que de otra manera no habrían sido posibles o en una fracción del tiempo.

En conclusión, la digitalización en los despachos de abogados no solo brinda mejoras en la eficiencia y productividad, sino que también permite ofrecer un servicio más ágil y efectivo a los clientes. La adopción de tecnologías adecuadas y específicas para cada despacho puede marcar una gran diferencia en la forma en que se realizan las tareas legales y se interactúa con los clientes. La transformación digital en la abogacía es un camino necesario para mantenerse competitivo en el entorno empresarial actual.