«En tecnología lo primero es saber dónde te aprieta el zapato»
Josep Mª Fernández 
Recientemente Lefebvre y Lexsoft Systems firmaron un acuerdo como socios preferentes para el desarrollo de soluciones y propuestas de valor añadido en el ámbito de la gestión documental y la gestión del conocimiento. El primer paso de esta nueva relación es el lanzamiento de Smart Tags y Legal Review, dos soluciones que permiten automatizar algunas de las tareas que llevan a cabo actualmente los departamentos de IT y Knowledge Management (KM) en los despachos de abogados. Ambas soluciones se integran dentro de iManage, el gestor documental usado por más del 75% del Top 200 Global y 3750 organizaciones a nivel mundial. Por eso quisimos hablar con Carlos García-Egocheaga, CEO de Lexsoft, compañía que forma parte de The Global Efficiency Group y que tiene una gran presencia en México y en el resto de LatAm. Carlos no sólo es uno de los profesionales que más saben sobre tecnología legal y gestión del conocimiento, sino que además lo explica todo muy bien (no te pierdas los vídeos demo que hemos incrustado más adelante) . Y si tienes en cuenta que por encima de todo es un gran tipo, comprenderás que esta charla supuso para nosotros toda una experiencia.
Carlos, en Lexsoft siempre habéis trabajado con las grandes editoriales jurídicas en España. ¿Cuál ha sido vuestra experiencia con Lefebvre?
En Lexsoft hemos trabajado en un nivel u otro con los cuatro grandes legal publishers en España son TR Aranzadi, WK, Lefebvre y vLex. Estas cuatro compañías llevan mucho tiempo trabajando en soluciones que hoy llamaríamos de inteligencia artificial. Me refiero a herramientas que utilizan de forma interna para su trabajo diario y que les han ayudado a ser más productivos. El problema que abordan es revisar muchísima documentación a diario, saber de qué se trata, clasificarla, saber si modifica algo anterior, etc. Estas herramientas internas en algunas ocasiones se han convertido en soluciones para el gran público, y por eso tenemos ahora a Lefebvre y su producto Tándem abierto a sus clientes para complementar todas sus bases de conocimiento.
¿Dónde hemos visto nosotros la oportunidad? En vez de coger su producto terminado, hemos cogido el producto intermedio. Es decir, tú estás poniendo a nuestra disposición un montón de web services, ¿te importa que lo utilicemos como creamos mejor y creemos productos de la mano con vosotros? Ellos nos han dado todas las facilidades, y por eso hemos avanzado más rápidamente.
El resultado de esta alianza con Lefebvre es la creación de dos productos, Legal Review y Smart Tags, que además están integrados con iManage, posiblemente el gestor documental mejor valorado en las grandes firmas. ¿Qué características tienen estas herramientas?
En este proceso, vimos que nos salían dos productos. Uno digamos más común, Legal Review, que nos permite analizar en un documento todas las leyes y contenidos jurídicos que menciona, ver si están o no vigentes o derogados, etc. Este es un tema más estándar, lo han hecho casi todos, pero lo que hemos hecho es integrarlo en iManage. El abogado no se da cuenta de que está saliendo fuera de su gestor documental pero está haciendo muchas cosas con diversas herramientas a la vez.
El segundo producto, Smart Tags, sí que lo hemos inventado totalmente, y creemos que va a ser nuestro producto estrella. Para crearlo hemos utilizado una serie de web services para poner etiquetas a los documentos. Es decir, que nos lean el documento y nos digan de lo que habla. Por ejemplo, que nos digan que este documento tiene que ver con teletrabajo, o con funcionariado, o con COVID… Gracias esto, somos capaces de coger todos los documentos existentes en un gestor documental (y te hablo de millones de documentos), pasarlos por un robot proporcionado por Lefebvre, extraer esos datos y etiquetas y volverlas a introducir dentro de iManage de una manera tan sofisticada que en ningún momento iManage sabe que las tiene, pero es capaz de buscar sobre ellas. Hemos creado un producto que funciona perfectamente con la nube de iManage y que cumple perfectamente todos sus requerimientos de programación y lo hemos metido dentro de su producto. Consecuencia de todo ello es que en iManage nos han preguntado sorprendidos: “¿Cómo habéis conseguido esto?”.
Smart Tags funciona en español, y el siguiente paso es abordarlo en inglés, lo que supondrá para nosotros un antes y un después, ya que el crecimiento de potenciales clientes sería exponencial. El consumo es por millones de documentos, y así se va a vender. Además, desde el punto de vista IT es totalmente transparente: nadie desde informática tiene que hacer nada porque vive en la nube de Lexsoft en Azure, habla con muchas plataformas para extraer información y luego la comparte con iManage. La idea es que un abogado pueda encontrar documentos que de otro modo no encontraría porque se pierde dentro de todo el ruido en un proceso de búsqueda. Lo puede hacer por título, por una palabra dentro del contenido o por el nombre del cliente si se acuerda, pero no puede buscar por un concepto. Hemos sido capaces de que ahora pueda buscar por conceptos.
Estamos hablando de una triple integración, Carlos…
Sí, sí, es una triple integración muy potente, pensada para que si mañana nos hace falta una cuarta pieza (por ejemplo, un anonimizador) no suponga un problema. Nosotros controlamos todo el flujo de negocio y podemos adaptar el producto a las necesidades del cliente. Hablamos de un producto ya terminado y listo para entrar a gestionar millones de documentos.
Tenemos que insistir en que esta integración entre tres actores protagonistas de la industria legaltech como Lefebvre, iManage y Lexsoft nos parece muy relevante, muy bestia…
Así es. iManage está en el 78% de los despachos, y de repente le das una herramienta que el abogado no sabe que está en iManage. Sólo lo sabe cuando empieza a navegar por los Mementos, por ejemplo. Es algo que se integra en su día a día de forma totalmente natural.
Hay que reconocer que Lefebvre elige muy bien con qué partners quiere integrarse: Signaturit, SAGE, ahora vosotros…
Nosotros hemos firmado un acuerdo con ellos en el que somos socios preferentes lo que no implica exclusividad. Pero como socios preferentes nos reconocemos mutuamente que cuando nos ponemos a hablar del negocio somos capaces de imaginar escenarios nuevos. No queremos repetir lo que hace todo el mundo, no queremos duplicar Sibila: queremos imaginar herramientas nuevas que puedan ayudar al abogado y que les resulten totalmente naturales. Si te fijas en estos vídeos anteriores, no es necesaria ninguna clase sobre cómo utilizar estas herramientas.
Entendemos que ese interfaz tan friendly es cosa del diseño de la integración, no de iManage…
Es cosa de la integración, aunque lógicamente el interfaz de IManage buscar ser muy amigable, también. Lo que nos hemos planteado en LexSoft desde hace muchos años es que si yo te tengo que enseñar a usarlo, lo he diseñado muy mal. Podemos darte un vídeo de dos minutos, pero no que tengamos que darte una formación de dos horas cada año.
Carlos, pronto hará dos años de la creación de The Global Efficiency Group (TGE Group), una alianza de proveedores de tecnología de gestión de la información de la que formáis parte. Entonces la música de esa alianza sonó muy bien. ¿Qué resultados está ofreciendo la letra? Es decir, ¿Cuál es tu valoración después de este tiempo?
Hay dos grandes clientes que nos han ‘obligado’ a tomar muchas decisiones a los seis partner que estamos dentro del grupo y que nos han llevado a una integración muy alta. Cuando trabajas con TGE Group lo estás haciendo con una organización única, con un solo ente, y para conseguir esto hemos tenido que integrar nuestros procesos. Ha sido a un nivel muy alto, y te pongo un ejemplo de uno de nuestros clientes, que está en el top 10 mundial de despachos y que nos pidió un cambió tecnológico muy importante, que fuéramos su soporte postproductivo. En el primer mes resolvimos más de 1.000 incidencias a nivel mundial. En términos comparativos, iManage, en toda EMEA, hará unas 700 al mes. La capacidad que tenemos para trabajar conjuntamente con un solo sistema ha sido fundamental para conseguirlo. Estamos dando servicios que cubren todo el espectro de los grandes despachos a través fundamentalmente de todas las empresas que ahora mismo forman iManage y Litera en inglés y en la lengua nativa: si alguien tiene un problema serio en un gran despacho de cualquier parte del mundo tiene un sitio de referencia. No creo que haya nadie capaz de hacer algo así: lo podemos hacer como TGE Group, pero no como Lexsoft.
María de la O Martínez, Directora de Innovación de Producto en Lefebvre, nos dijo recientemente: «Es una locura implantar un software de gestión en un despacho sin que se haya producido una reflexión previa sobre para qué lo quiero y cómo lo quiero hacer». Es una idea que tiene todo el sentido común del mundo, pero creo que no suele aplicar siempre…
Absolutamente. A nosotros nos pasa que nos llama gente diciendo que quieren montar algo con IA, o con blockchain. Y les decimos qué quieres exactamente solventar. Esa es la pregunta que siempre hacemos a los nuevos clientes: no qué quieres implantar, sino cuál es tu problema. Y partir de ahí podemos reflexionar sobre el camino a seguir. Pero lo primero es saber dónde te aprieta el zapato. Y si no te aprieta, fantástico: no implantes tecnología, la tecnología es un mal necesario.
El Reglamento eIDAS 2 parece que está al caer, y va a poner el foco en la custodia documental, un aspecto que en las firmas legales es determinante.
Es algo que habíamos visto antes en el mercado anglosajón, especialmente el estadounidense. En la gestión del ciclo de vida de los contratos, físicos o virtuales, hay un momento en el que tienes que destruir el documento. Lo que ocurre es que es muy difícil saber cuándo tenemos que destruir esa documentación, porque hay asuntos que duran de forma casi infinita, como por ejemplo el caso del Prestige. El gran problema desde el punto de vista de la tecnología es cómo aplicarla, cuáles son las normas que debo imponer para poder destruir la documentación casi automáticamente, o al menos cuándo la quito de la vista pública y sólo es accesible para que el socio encargado la revise en los próximos cinco años. Este eIDAS 2 está entrando como un cuchillo en toda la Europa continental
El pasado julio publicamos que la firma Philippi Prietocarrizosa Ferrero DU & Uría contrató Lexsoft T3 para adoptar las mejores prácticas de Gestión del Conocimiento. Hablamos de un despacho con más de más de 400 abogados y oficinas en Chile, Colombia y Perú. ¿Qué ha supuesto esta operación para vosotros y, sobre todo, para ellos?
Se trata de una firma legal muy potente, en plena expansión en LatAm y que además tiene el componente Uría, con todo lo que ello aporta en España y Europa. Para nosotros haber hecho una implantación tan rápida en un despacho tan prestigioso y ayudarles a crear un sistema de gestión del conocimiento es algo muy atractivo para ambas partes. No es nuestra primera experiencia en Latam, pero casos como el de PPU o Gómez Pinzón en Colombia nos hacen ver que vamos por el buen camino. Hasta hace pocos años este tema era exclusivo del mundo anglosajón y ya lo empezamos a ver en Dinamarca, en Holanda, en España y en LatAm. Estamos viendo que esas herramientas que eran de unos pocos se están democratizando, y ahora las que tiene PPU son las mismas que tienen firmas que están en el top ten mundial.
Carlos, ya para terminar. En Lexsoft apostáis por la nube de forma taxativa.
Hablar de nube, hablar de cloud, es algo que parece superado. Pero Mark Richman, que es uno de los que más sabe de esto a nivel mundial, llegaba a la siguiente conclusión sobre una pregunta clave: ¿De quién es la responsabilidad cuando algo falla? Si estás on premise, las diferentes responsabilidades que hay son todas de la firma. Y cuando te vas a una nube como la de iManage, que a su vez está utilizando Microsoft por debajo, hay alguna responsabilidad que es del despacho, hay otras que es común entre iManage y la firma y hay otras que son sólo de iManage o de Microsoft. La pregunta del millón aquí es para los directores de sistemas de un despacho, cuya obligación una vez que se ha elegido un sistema es que aquello funcione, que aquello no se pare. ¿Quién está mejor preparado desde el punto de vista de la responsabilidad para asegurarle al abogado que su sistema va a estar siempre en funcionamiento? ¿Un despacho, por grande que sea, o un despacho + iManage + Microsoft?
