¿Cómo obtener el respaldo del CEO para el proyecto de transformación digital de la asesoría jurídica?

• ¿Cómo obtener el respaldo del CEO para el proyecto de transformación digital de la asesoría jurídica? ¿Cuál ha sido el motivo para llevar a cabo la decisión de iniciar un proyecto de transformación digital en la asesoría jurídica? ¿Qué funciones de la asesoría jurídica son las que han sido incluidas para su transformación digital? Estas cuestiones y otras igual de interesantes se analizaron ayer en la segunda sesión del Ciclo IN-HOUSE TECH, organizada por la firma legal Écija y la consultora LOIS, y en la que se debatió sobre transformación digital en departamentos legales de la mano de expertos de primer nivel, como sin duda lo son Luis Prendes, Juan Riego, Rosario Baquero y Pablo Hernández-Lahoz. Y allí estuvo para contarnos hoy sus impresiones nuestro talento en prácticas Lara Doval,  Máster en Derecho Digital y actualmente realizando el Máster de Acceso a la Abogacía en la URJC. Se confiesa apasionada por las nuevas tecnologías, en concreto por la IA, protección de datos y ciberseguridad, con una especial querencia por legaltech. Y nos encanta que participe en el programa de mentoring de las fantásticas Women in a Legal World.

Este hiperactivo mes de diciembre está cargado de eventos, y como ejemplo de ello, ayer martes asistimos a la segunda sesión del Ciclo IN-HOUSE TECH, para rematar el año con la mitad de sus sesiones realizadas, dejando las últimas dos para el 2024.

Este Ciclo de eventos ha sido organizado por la firma legal ÉCIJA junto con la consultora de transformación digital legal LOIS, que han tenido la iniciativa de crear este proyecto legaltech, que inspira a los usuarios que acudimos a estos eventos y que permite mostrar la digitalización del sector jurídico, desde una perspectiva más real y cercana.

Analizando esta segunda sesión, que lleva aparejado el nombre de “Testimonios de General Counsel”, se buscaba que ,de una forma dinámica, los brillantes profesionales que intervinieron respondieran a ciertas preguntas sobre su experiencia con la transformación digital de las asesorías jurídicas dentro de las empresas en las que ellos trabajan.

Como moderadores estaban Paul Handal, socio legaltech de ÉCIJA, y Eugenia Navarro, socia de LOIS. Mientras que los intervinientes fueron nada más ni nada menos que Rosario Baquero, del Servicio Jurídico Finanzas, Administración y Control en Iberdrola; Luis Prendes, Legal Affairs & Digital Transformation en Telefónica; Juan Riego Vila, General Cousel en Carrefour; y Pablo Hernández-Lahoz Ortiz, Director Asuntos Legales en Aena.

Para dar comienzo al evento, la primera de las preguntas dejó claros los objetivos de la sesión: ¿Cuál ha sido el motivo para llevar a cabo la decisión de iniciar un proyecto de transformación digital en la asesoría jurídica? Pregunta brillante, ya que, tal y como se expuso durante toda la sesión, todo lo que se haga debe tener un motivo, para lograr un objetivo claro, tras detectar los problemas.

• Las respuestas rondaban la idea de la necesidad, desde un punto de vista de observar las debilidades de la empresa y poder aplicar la tecnología a un proceso eficiente, que lo transformaría en más eficiente todavía, como dijo Luis.
• Y el motivo de aportar valor al negocio, cumpliendo ante todo los objetivos, es algo fundamental.

Se prosiguió con una pregunta no menos importante: ¿Cómo obtener el respaldo por los directivos o CEO para el proyecto de transformación digital de la asesoría jurídica?

• La mayoría de los intervinientes afirmaron que sus directivos habían sido partícipes desde un inicio en este tipo de proyectos, por lo que su apoyo existía sin tener que buscarlo.
• Sin embargo, se ofreció la idea de poder empezar por proyectos sencillos con ahorro de costes y que los siguientes proyectos consiguieran tener coste cero, llegando incluso a impulsar la transformación digital de otras áreas de la empresa, como bien mencionó tras su experiencia Rosario.
• A pesar de tener el respaldo de los directivos o CEO, Pablo completó que se debe buscar un respaldo de los usuarios que vayan a verse envueltos en los cambios de ese proyecto, y es vital hacerles entender los beneficios que se consiguen a través de la tecnología y que ésta, a su vez, sea sencilla, sin más complejidad que la que venían gestionando.
• Por último, el respaldo se puede conseguir a través de la garantía de viabilidad del proyecto, junto con la responsabilidad, y esto se crea con una simbiosis dentro de la compañía, ya que se busca la mejora, sin centrarse únicamente en la optimización.

Uno de los puntos clave en todo esto de la transformación digital en cualquier área, pero sobre todo en el área legal, como es el caso, es la cuestión que se planteó sobre cómo se puede reconvertir a las personas en estos proyectos tecnológicos y cómo hacer para que se sumen al carro. Tal y como dijo Juan, es una cuestión que requiere tiempo adicional y miedo, pero el tema del miedo ya suena muy repetitivo, puesto que todos sabemos que las consecuencias de no evolucionar digitalmente son peores. Las reflexiones que se ofrecieron fueron de gran interés:

• A modo de síntesis, Rosario quiso concretar tres aspectos a tener en cuenta como son la involucración, es decir, que se debe contar con la asesoría jurídica desde el inicio del proyecto, participando en el diseño de los procesos; la formación de las herramientas tecnologías, como parte esencial: y en último lugar, que los proyectos y herramientas sean de verdad eficientes y que eso se pueda ver de forma palpable en los beneficios propios en el trabajo.
• El siguiente interviniente fue Luis, quien ofreció la idea de una DAO jurídica para mayor democratización. Las DAO son estructuras organizativas basadas en la tecnología blockchain, que hacen uso de contratos inteligentes para que los inversores tengan voz y voto en las decisiones, en la que surjan propuestas por parte de todos.
• Finalmente, Pablo acompañó la anterior respuesta contando su experiencia de proceder al concurso de ideas entre los miembros de la asesoría jurídica. En su caso, participaron aproximadamente el 90%, consiguiendo una vinculación muy fuerte, sintiéndose, como bien dijeron, en padres y madres del propio proyecto.

Antes de dar paso a la ronda de preguntas de los asistentes, la última cuestión giró sobre qué funciones de la asesoría jurídica son las que han sido incluidas para su transformación digital. En este punto ha habido diversidad de respuestas, ya que estas empresas han incluido la contratación de áreas de mercancía y proveedores como ha sido Carrefour, contando con el proyecto Next. En el caso de Iberdrola, se ha transformado digitalmente la gestión societaria y la de litigios, con el proyecto Darwin. Por parte de AENA, se fueron transformando fases con el proyecto Clarity para realizar consultas. Y finalmente, la respuesta del miembro de Telefónica fue la de no buscar soluciones aisladas, sino que se tiene que seguir en la idea del ecosistema, logrando crear tecnología y no comprándola. Esta empresa destaca también con su proyecto LEGANEX.

Para finalizar el evento, entre los asistentes se encontraba Alejandro Touriño, Managing Partner en ÉCIJA y Head of TMT, que quiso indagar preguntando qué cosas se tienen que evitar en las asesorías jurídicas a la hora de realizar este tipo de proyectos de transformación tecnológica. La respuesta de los intervinientes fue clara: siempre se debe realizar un diagnóstico, ya que no es valioso llevar a cabo este tipo de proyectos sin unos objetivos marcados. Además, se puede empezar por cosas básicas, pequeñas cosas que te permitan avanzar, sin dejar en ningún momento cualquier iniciativa en standby. Como añadido, contar con apoyo externo siempre suma, puesto que conlleva un coste, pero que permitirá ahorrar tiempo y, por lo tanto, también supondrá un ahorro económico en el futuro.

En conclusión, las empresas avanzan y los despachos tienen que ir de la mano con ellas, ya que son los players fundamentales; en caso contrario, se produciría una asimetría. El talento está en la diversidad, y por ello se deben combinar todos los conocimientos de la mano de los componentes de la asesoría legal junto con el departamento de IT, ya que las culturas colaborativas son la esencia de todo buen proyecto. Por tanto, tener unos objetivos claros, la formación e iniciativa y contar con la participación conjunta son las claves del verdadero ciclo del éxito.