Analizamos LEX-ON, el programa de gestión para despachos de abogados de Lefebvre

Jesús Vicente Menoyo es Software Product Manager en Lefebvre desde principios de principios de 2023. Atesora un perfil profesional híbrido legal y tecnológico. De hecho, este verano ha realizado dos cursos, uno de Python y otro de SQL para la visualización de datos. Amante de la lectura, no ve mucha televisión y se declara muy fan de las pelis Marvel (nos dice que de DC Comics se salva Batman y poco más). Y de entre la galería de figuras Marvel, destaca a Iron Man, fundamentalmente por su perfil de antihéroe. Hablamos con Jesús porque sabe mucho de muchas cosas, pero especialmente de tecnología aplicada a la gestión del despacho, y creemos que la gestión legal, la cultura empresarial de una firma, es piedra angular de su transformación. Y rematamos la conversación ‘atracándole’ para que nos hiciera una demo en vídeo de LEX-ON, la solución de gestión para despachos de abogados de Lefebvre.

Jesús, me da la impresión de que el software de gestión legal no acaba de calar en pequeños y medianos despachos. Muchos de ellos confiesan que se manejan únicamente con Excel y otras herramientas generalistas. Falta mucha conciencia de seguridad y mucha cultura de gestión.

Los despachos pequeños y medianos siempre han mirado a las grandes firmas como referente, pero perciben una barrera: consideran que estas firmas grandes manejan presupuestos que les permiten acceder a ciertos “lujos”, como el software especializado, y esta percepción lo convierte en un gasto y no en una inversión. Una inversión en tiempo, productividad, eficiencia… Es por eso que muchos pequeños despachos han normalizado usar solo Excel y un disco duro de seguridad para sus documentos. Sin embargo, creo que el negocio requiere más: el abogado debe ser excelente en su práctica, pero también empresario.

Aunque no hay estadísticas exactas, se sabe que el core del sector legal en España son los despachos pequeños y medianos. Y, en este contexto, el software de gestión ya no es un lujo, sino una necesidad para el perfil de firma que representa la columna vertebral del sector en el país.

Hemos seguido de cerca los recursos que ha invertido Lefebvre en el proceso de diseñar un software de gestión de despachos a la altura de sus productos. Finalmente creasteis LEX-ON. ¿Crees que es la culminación de todo este proceso?

Siguiendo los valores y misión de Lefebvre, no nos hemos conformado con crear una herramienta más para nuestros usuarios. Nuestro objetivo es ofrecer un ecosistema de soluciones que maximice su eficiencia. Este ecosistema no se limitará a LEX-ON ni a nuestras otras soluciones como Centinela o GenIA-L, nuestra base de datos con inteligencia artificial. Será un entorno interconectado que proporcione una experiencia de usuario integrada, combinando bases de datos, inteligencia artificial, software de gestión documental y canales de denuncia, entre otros elementos. En mi opinión, el proveedor que siga pensando en soluciones individuales y no interconectadas se quedará atrás en la carrera. En Lefebvre estamos trabajando para ser pioneros en la gestión del conocimiento y en la democratización de la tecnología para los despachos.

En todo caso, todas estas soluciones que has identificado son modulables.

Exactamente. La idea es que el cliente configure a medida la solución que necesite. Esto nos abre un abanico infinito de posibilidades dentro de un ecosistema de herramientas. En el futuro no hablaremos de soluciones sino del Ecosistema de herramientas de Lefebvre para el sector legal.

Como hemos dicho, tienes un perfil profesional híbrido como abogado e ingeniero legal. Has estado en grandes firmas, como Cuatrecasas o Deloitte. ¿Qué crees que aportas a este proyecto de Lefebvre?

En mi primera charla con José Ángel Sandín, CEO de Lefebvre, lo tuvimos claro: era un reto, pero a la vez un desafío apasionante. Venía con un background legal y técnico, además de experiencia en áreas de innovación en Cuatrecasas y Deloitte. Creo que mi mayor contribución es la visión de desarrollo, enfocada en crear productos eficientes basados en buenas prácticas. Queremos productos que no solo cumplan su función, sino que realmente aporten valor. Nos inspiramos en las mejores prácticas de la industria para democratizar el acceso a la tecnología y convertir la gestión legal en algo más accesible.

¿Cuál es tu experiencia en la comunicación y coordinación con el resto de departamentos como innovación, comercial, diseño, etc.?

Aunque somos más de 500 personas en España, Lefebvre tiene una estructura de comunicación bastante ágil. Entre desarrollo, diseño, comercial, postventa, y servicio al cliente, los canales están muy bien organizados para que la comunicación fluya y los resultados se noten en la experiencia del cliente. Es fundamental que todo el equipo esté en sintonía con la misma misión.

En LEX-ON apostáis por la nube claramente. ¿Crees que sigue siendo la opción más rentable a todos los niveles, la más segura y la que proporciona mayor accesibilidad, frente a la opción on premise?

Sí, y cada vez más. Las soluciones locales implican grandes costes y limitan la conectividad. Con la nube, la accesibilidad es total y la seguridad sigue evolucionando. Por ejemplo, en Lefebvre logramos el Esquema Nacional de Seguridad, lo cual garantiza que nuestros servicios en la nube son de la máxima confianza. Además, hoy en día, si estás fuera de la oficina y necesitas un documento, la nube permite acceso total sin depender de infraestructura física. La nube es el presente y el futuro, y yo no le veo marcha atrás.

Por cierto, ¿en qué nube estáis?

Estamos en Google, lo cual ha mejorado la eficiencia de nuestros servicios, logrando una disponibilidad del 99.975%. Esto reduce los problemas de ralentización y aporta otros beneficios que recaen directamente en nuestros clientes.

Poco se habla de la diferente responsabilidad del usuario como custodio de los datos que gestiona cuando se trabaja en la nube o cuando se hace on premise. Cuando se produce, por ejemplo, un hackeo o una pérdida de información sensible, la responsabilidad es diferente cuando estés en la nube, siempre en función de las causas de ese incidente.

Exacto. Cuando el proveedor y el software cumplen con todas las medidas de seguridad, una pérdida de datos genera responsabilidades diferenciadas. En Lefebvre, cumplimos con la Certificación del Esquema Nacional de Seguridad y tenemos un doble factor de autenticación. Sin embargo, muchas brechas de seguridad hoy día son resultado de errores humanos, como el phishing.

Sigamos hablando de LEX-ON. Cuando se lanzó, no sé si estarás de acuerdo, se parecía mucho a un CRM. ¿Qué quiero decir con esto? Que nos pareció un formato muy interesante de conjugar la gestión meramente jurídica, expedientes, etc., con la gestión que tú mencionabas antes tan importante, la gestión del negocio.

En mi opinión, el trabajo que se ha hecho con LEX-ON hasta que yo llegué, fue excelente. Se ha ido evolucionando a nivel de código y a nivel de funcionalidades a unos términos en los que competía muy bien dentro del mercado. Y es cierto que nosotros nos preocupamos del negocio del usuario a nivel de gestión de horas, gestión económica de los expedientes, rentabilidades, gestión de contactos, etc. LEX-ON se ha centrado en la gestión jurídica y del conocimiento jurídico, que es nuestro principal objetivo o misión como empresa. Si nuestros usuarios necesitan un CRM, exploraremos su desarrollo o integración, pero hoy el objetivo de LEX-ON es maximizar la eficiencia en la gestión legal.

Antes de que analicemos LEX-ON contigo, hablemos de alguna de sus funcionalidades. Como te decía antes, llama la atención su capacidad como ecosistema de gestión súper amplio, desde la gestión de expedientes hasta la gestión financiera. Por supuesto, está la integración con Lexnet, y la que existe con vuestras soluciones de información jurídica de legislación y jurisprudencia, dentro del ecosistema Lefebvre que mencionabas. Muy interesante también la firma Lefebvre, dentro de esta plataforma interoperable. Todo esto supone un trabajo realmente impresionante.

Sí, es un trabajo arduo, es complejo y requiere de mucha revisión, de una integración continua por parte de los equipos tanto de desarrollo como de testing para después tener el menor número de incidencias por parte de los usuarios, de nuestros clientes, que es lo que a nosotros nos interesa. Pero es una realidad que necesitan los clientes que eligen Lefebvre por encima de otros competidores.

Nosotros buscamos una solución que sea interoperable entre todos nuestros productos, de manera que se crea un ecosistema de soluciones que se centre o que pivote sobre el conocimiento jurídico. Un abogado, cuando tiene que preparar un caso, puede abrir su expediente dentro de LEX-ON, pero va a necesitar hacer una búsqueda en bases de datos. ¿Por qué no conectar esa base de datos con la experiencia de LEX-ON, donde la primera búsqueda o los primeros términos de búsqueda puedan nacer en el software de gestión, en su buscador general, y que con eso ya le des un filtro de búsqueda a la base de datos? Eso es lo que hemos conseguido.

Entendemos que la exportación de esa documentación al expediente se hace de una forma sencilla…

Así es. El usuario, una vez que tiene el documento que necesita para su caso, los puede guardar directamente en el expediente que quiera desde la propia base de datos. Eso evita perder mucho tiempo y también muchas duplicidades en la documentación. Tenemos esos flujos controlados de manera que podemos pasar o hacer que viaje la información de un software a otro.

¿Cómo ves a LEX-ON dentro de tres años?

A corto plazo, lanzaremos una versión con mejoras en la experiencia de usuario y automatización de la gestión de datos. El próximo año evaluaremos las funcionalidades actuales y lanzaremos una app para iOS y Android, orientada a la consulta en movilidad. A largo plazo, aspiramos a que LEX-ON sea completamente modular, permitiendo a los usuarios comenzar con una versión básica y adaptarla progresivamente a sus necesidades. Queremos que Lefebvre crezca de la mano de nuestros clientes, proporcionándoles las herramientas necesarias para ampliar sus capacidades tecnológicas.

Estar permanentemente innovando, ¿estresa o divierte? Porque además hay que innovar allá donde tenga sentido hacerlo.

Para mí es pura adrenalina. Escuchar a los clientes, entender sus necesidades y ver cómo nuestras ideas evolucionan y validan sus expectativas es increíble. Por supuesto, está la presión de cumplir plazos y mantener el ritmo, pero esa intensidad es también lo que hace que cada proyecto sea emocionante. Innovar no se trata de añadir funcionalidades sin más, sino de simplificar y optimizar la experiencia del usuario para que trabajar con nuestras soluciones sea siempre intuitivo y útil.